Als Vorstandsassistenz übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion innerhalb unserer Organisation: Du unterstützt unsere vier Vorständ*innen im Tagesgeschäft, steuerst die Vor- und Nachbereitung wichtiger Gremiensitzungen, sorgst für eine reibungslose Termin- und Reiseplanung und hältst interne sowie externe Kommunikationsprozesse effizient am Laufen.
 

• Du unterstützt den Vorstand bei organisatorischen und administrativen Belangen, allen voran dem Termin- und Reisemanagement sowie der Planung, Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen.
• Du managst die ein- und ausgehende Post und E-Mails sowie allgemein die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen in Deutsch und Englisch.
• Du buchst Reisen im In- und Ausland, organisierst Reisedokumente, berücksichtigst besondere Reisekonstellationen, bearbeitest Reise- und Bewirtungsbelege und bereitest die Reisekostenabrechnung vor.
• Du erstellst und überarbeitest Präsentationen und prüfst Dokumente und Verträge.
• Anstehende Deadlines und Terminfristen behältst du stets im Blick.
• Du stimmst Anfragen für Vorträge, Podcasts und Interviews mit unserer Presseabteilung ab.
• Du begleitest den Versand von Mailings in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung und pflegst Kontakte im CRM-System.
• Du wirkst wesentlich bei der Organisation und der Betreuung zentraler Gremien mit (Hauptversammlung, Poolversammlung, Aufsichtsrat und Beirat). Dabei planst und koordinierst du die Sitzungstermine, erstellst die Einladungsunterlagen, Tagesordnungen sowie Protokolle, stimmst im Vorfeld die Vorstandspräsentationen ab und sorgst für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf.

• Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren Position; Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Gremien sind ein Plus.
• Du besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstständigkeit.
• Du bewahrst auch in stressigen Situationen einen klaren Kopf und reagierst flexibel und lösungsorientiert auf sich verändernde Bedarfe, zum Beispiel bei der Termin- und Reiseplanung. 
• Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten auf allen Ebenen zeichnen dich aus. Im Umgang mit vertraulichen Informationen bist du souverän.
• Deine sehr guten mündlichen und schriftlichen Deutsch- und Englischkenntnisse sorgen für eine gelungene Korrespondenz. Mit MS Office und gängiger CRM-Software gehst du sicher um.

Purpose

• Ein sinnstiftender Job mit vielfältigen Themen, Aufgaben und Gestaltungsspielraum.
• Die Möglichkeit, an relevanten gesellschaftlichen Themen wie Nachhaltigkeit, Klimaschutz und Demokratie mitzuwirken. 
• Eine Organisation, die danach strebt, eine Vielfalt an Identitäten, Erfahrungshintergründen und Perspektiven zusammenzubringen.

 
Konditionen und Entwicklungsmöglichkeiten

• 39 Stunden pro Woche in Vollzeit, Teilzeit möglich.
• Ein umfassendes Onboarding, mit strukturierter Einarbeitung.
• Ein attraktiver Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und zum Jobticket, Fahrradprämie sowie Mitarbeitendenrabatte.
• Interne und externe Weiterbildungsangebote.
• Ein auf zwei Jahre befristeter Arbeitsvertrag mit Entfristungsoption*. 

 
Arbeitszeitflexibilität und Familienfreundlichkeit

• 30 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche), dazu bezahlter Sonderurlaub bei besonderen Ereignissen
• Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitkonto.
• Die Möglichkeit, mobil zu arbeiten: sowohl regelmäßig im Inland als auch jährlich als Workation aus dem Ausland.
• Eine Kultur, in der die Vereinbarkeit mit dem Privatleben einen hohen Stellenwert hat.

Klingt richtig gut? Dann bewirb dich mit deinen aussagekräftigen Unterlagen über unser Online-Bewerbungsformular. Wir sichten die Bewerbungen fortlaufend und führen kurzfristige Bewerbungsgespräche.

Als Organisation, die gesellschaftliche Diversität erfolgreich mitgestalten will, freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Wir bitten um dein Verständnis, dass wir ausschließlich Bewerbungen über unser Online-Formular berücksichtigen können. Bewerbungen per Post oder E-Mail können nicht verarbeitet und in unseren Bewerbungsprozess aufgenommen werden. Originalunterlagen werden nicht zurückgeschickt. 
Bei Fragen rund um die Anstellung bei PHINEO oder den Bewerbungsprozess wende Dich bitte über jobs@phineo.org an unser Personalteam.

*Ein Wort zur Befristung: Diese ist ein Punkt, an dem wir noch einmal gemeinsam reflektieren und eine bewusste Entscheidung treffen – in der Regel füreinander! Sie ist ein Standard in all unseren neuen Arbeitsverhältnissen, um Achtsamkeit und Bewusstsein auf beiden Seiten der Beziehung zu stärken.